Rekisteri- ja tietosuojaseloste

EU:n henkilötietosuojadirektiivin (05/2018) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Rekisterin nimi

Länsirastit kävijärekisteri

Rekisterinpitäjä

OK 77 r.f.
Kelkkamäentie 10
02630 Espoo
Y-tunnus 0894500-9

OK 77 r.f. (jäljempänä käytetään lyhennystä OK 77) toimii rekisterinpitäjänä järjestämiensä Länsirastit-kuntosuunnistustapahtumien (jäljempänä LR) kävijöiden (jäljempänä kävijät) henkilötiedoille. Rekisterinpitäjänä OK 77 vastaa näistä henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. OK 77 ottaa tehtävän vakavasti ja kerää siksi vain välttämättömät henkilötiedot ja suojaa ne parhaalla mahdollisella tavalla. Tämä asiakirja esittää miten OK 77 käsittelee mainittuja henkilötietoja.

1. Vastuuhenkilöt

1.1. Rekisteriasioista vastaavat ja muut yhteyshenkilöt

• Kristian von Essen, puheenjohtaja, ordforande@ok77.fi, Länsirastit-vastaava
• Timo Kankaanpää, hallitus
• Henrik Wallén, hallitus
• Jonas Westerlund, tietojärjestelmät

1.2. Rekisterin käsittely

OK 77 käsittelee rekisteriä itse. Mikäli käsittelystä huolehtii kolmas osapuoli, takaa OK 77 sopimusten avulla käsittelyn tapahtuvan lakien ja setusten mukaisesti.

2. Henkilötietojen käyttötarkoitus

   Henkilötietoja käytetään OK 77:n järjestämien kuntosuunnistustapahtumien palvelun toimitukseen ja maksujen verifioimiseen.

3. Rekisterin henkilölajit, tietosisältö ja henkilötietolajit

   Rekisteri sisältää henkilön etu- ja sukunimen, sähköpostiosoitteen sekä puhelinnumeron.

4. Rekisterin tietolähteet

   Kaikki tiedot ovat kävijöiden itse ilmoittamia. OK 77:n ei ole tapahtumien aikana mahdollista tarkastaa tietojen oikeellisuutta.

5. Tietojen säilytysaika

   OK 77 säilyttää henkilötietoja vain sen ajan minkä tapahtuman järjestäminen ja maksujen verifiointi edellyttää kohdan 2 mukaisesti, sekä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Käytännössä tämä tarkoittaa Länsirastit-kauden ajanjaksoa huhtikuusta syyskuuhun. OK 77 poistaa henkilötiedot vaaditun säilytysajan umpeuduttua.

6. Tietojen luovutus

   Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, paitsi kun rekisteröity pyytää tietojen siirtoa.

7. Rekisterin suojaus

   7.1. Fyysinen aineisto

   Ei aineistoa.

   7.2. ATK-tallennettu aineisto

   Kävijärekisteri tallennetaan säilytysaikana kohdan 5 mukaisesti Googlen Firebase-palvelun tietokantaan.

8. Rekisteröidyn oikeudet

   8.1 Oikeus tietojen tarkastamiseen

   Jokaisella on tietosuoja-asetuksen mukaan oikeus saada tietää mitä tietoja hänestä on talletettu henkilötietorekisteriin. Kävijä voi pyytää tietojensa tarkastusta ottamalla yhteyden kohdassa 1.1. mainittuun OK 77:n yhteyshenkilöön.

   8.2. Oikeus tietojen oikaisuun

   Rekisterinpitäjä on vastuussa siitä että ilman perusteetonta viivästystä omasta tai kävijän vaatimuksesta oikaistaan, poistetaan tai täydennetään henkilörekisteriin sisältyvä henkilötieto joka käsittelyn tarkoitukseen nähden on virheellinen, tarpeeton, puutteelinen tai vanhentunut. Kävijällä on oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua.

   8.3. Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

   Kävijällä on oikeus rajoittaa tai evätä kerättyjen henkilötietojen käyttöä tiedotus- tai markkinointitarkoituksiin. Rajoituksen ja eväyksen voi muuttaa ottamalla yhteyden kohdassa 1.1. mainittuun OK 77:n yhteyshenkilöön.

   8.4. Oikeus poistaa tietoja

   Kävijällä on oikeus poistaa tietonsa. Tiedot voi poistaa ottamalla yhteyden kohdassa 1.1. mainittuun OK 77:n yhteyshenkilöön.

   8.5. Oikeus päättää tietojen siirrosta

   Kävijällä on oikeus päättää itse antamiensa tietojen siirrosta toiseen järjestelmään vakioidussa muodossa. Siirtopyyntö on jätettävä kirjallisesti OK 77:n hallitukselle. Katso kohta 1.1.

   8.6. Oikeus jättää valitus

   Kävijällä on aina oikeus jättää OK 77:n käyttämistä menetelmistä valitus viranomaisille. Suomessa valitus jätetään tietosuojavaltuutetulle.